[ITmedia ビジネスオンライン] オフィスの複数拠点化で陥る「2つの落とし穴」 総務の「用務員化」を防ぐ仕組みとは？

最近、会社に出社する人が増えたり、事業を大きくしたり、他の会社と一緒になったり（M＆Aといいます）するのをきっかけに、「オフィスの場所や使い方をどうしようか？」と考える会社がとても増えています。特に、会社全体の「縁の下の力持ち」である総務部の皆さんは、オフィスが一つではなく、いくつか（複数拠点）になると、思わぬ困ったことにはまってしまうことがあります。今回は、そんな総務部が陥りがちな2つの「落とし穴」と、その抜け出し方についてお話ししましょう。

一つ目の落とし穴は、「情報がバラバラになって、何がどこにあるか分からなくなる」という問題です。オフィスが一つなら、備品や書類の管理も比較的楽ですよね。でも、オフィスが複数になると、Aオフィスにあるもの、Bオフィスにあるものが、それぞれ別々に管理されてしまいがちです。そうなると、「あの資料、どこのキャビネットに入れたっけ？」「このコピー機、まだインク残ってるかな？」といった、ちょっとした確認にも手間がかかるようになります。さらに、部署によっては複数のオフィスを行き来することもあるでしょうから、どこに誰がいるのか、どんな設備が使えるのかといった情報も、すぐに把握できなくなってしまいます。

二つ目の落とし穴は、「総務部の人たちが、本当はもっと大事な仕事があるのに、雑用ばかりに追われてしまう」ことです。オフィスが複数になると、それぞれの場所の清掃や、備品の補充、簡単な修理といった、いわば「用務員さん」のような仕事が増えてしまいます。本来、総務部は会社の仕組みをより良くしたり、社員が働きやすい環境を整えたりといった、もっと戦略的な仕事ができる部署のはずなのに、日々の細かい雑務に追われて、本来やるべき仕事ができなくなってしまうのです。これは、会社全体にとっても大きな損失と言えるでしょう。

では、どうすればこの2つの落とし穴を避けられるのでしょうか？まず、情報がバラバラになる問題に対しては、「ITツール」の活用がカギとなります。例えば、オフィスにある備品や、会議室の予約状況などを一元管理できるシステムを導入すれば、どのオフィスに何があるのか、いつでもどこでも確認できるようになります。これにより、総務部だけでなく、社員全員が効率的にオフィス設備を使えるようになります。

次に、総務部が雑務に追われる問題に対しては、「外部の専門家」に一部の業務を任せてしまうという方法があります。例えば、オフィス清掃や、簡単な設備メンテナンスなどは、専門の業者に委託することで、総務部の人たちは本来注力すべき、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。また、会社全体で「この業務は総務部がやる」というルールを明確にし、担当者を決めることも大切です。これにより、無駄な重複作業を防ぎ、業務の効率化につながります。オフィスの複数拠点化は、これからの時代、ますます進む可能性があります。総務部の皆さんが「用務員化」せず、本来の力を発揮できるような仕組みづくりが、ますます重要になってくるでしょう。