メールで「～です」を「～と思います」とわざわざ書く人が知らない事実 - Lifestyle Analysis

普段、仕事でメールを使うとき、相手に失礼がないように、でもあまり堅苦しくなりすぎないように、言葉を選びますよね。「～です」で終わるより、「～と思います」と書いた方が、少し丁寧で柔らかい印象になる、なんて思っていませんか？

実は、この「～と思います」という表現、ビジネスの場面では、知性を感じさせない文章だと思われてしまうことがあるんです。長年、たくさんの文章を見てきた専門家の方が、そんな「素人が書きがちな文章」の特徴と、どうすれば「知性が感じられる文章」になるのかを教えてくれています。

どういうことかというと、例えば「この件について、ご相談させて頂ければと思います」といった言い方。これって、一見丁寧に見えますが、実は「相談したい」という自分の意思をぼかしているように聞こえることがあるそうです。本当は「この件について、ご相談させてください」と、もう少しはっきりと伝えた方が、相手に意図が伝わりやすく、書いた人の考えがしっかりしている印象を与える、というわけです。

では、どうすれば「知的な文章」になるのでしょうか？

ポイントは、「具体性」と「主語」にあるようです。例えば、「この資料、良いと思います」と言うより、「この資料は、〇〇の点が特に分かりやすく、△△の分析が参考になります」のように、具体的にどこが良いのかを説明すると、説得力が増します。また、文の主語を明確にすることで、誰がどう考えているのかがはっきりし、文章に力強さが出ます。

普段何気なく使っている言葉遣いや文章の書き方一つで、相手に与える印象は大きく変わります。メールは、相手との信頼関係を築くための大切なツール。ちょっとした文章の工夫で、あなたの評価もグッと上がるかもしれませんね。